Mejorar es actuar orientado a niveles de desempeño favorables
Actualmente la vida se vive cada vez más rápido, la inmediatez, la impaciencia, la intolerancia, el cambio, la complacencia, el acceso a la información y la inteligencia artificial hacen que los procesos sean demandantes, que el sentido de pertenencia se demerite, se presenten cuadros de angustia, de ansiedad, conductas alimentarias inadecuadas y en general condiciones que sin ser identificadas plenamente merman la capacidad de interacción humana, de aprendizaje, de desarrollo y de convivencia por mencionar algunas.
Sin embargo, existen muchas alternativas que de ser tomadas en cuenta ayudan a frenar lo antes mencionado y dar lugar a nuevas condiciones u oportunidades: “Pasar de ver lo que pasa a mi alrededor y empezar a analizar lo que pasa con mi persona”. El cambio y la mejora empiezan por la persona y si ella es capaz de autogestionarlos favorablemente podría ser capaz de hacerlo en su entorno.
Algunas ideas a considerar: pensar, analizar y proponer, enfocarse hacia el “como si” en lugar del derrotismo y del conformismo; hay que reconocer que la inteligencia y las competencias personales son consecuencia de la disciplina, la constancia y el esfuerzo; el error está latente en la actividad humana y si se presenta, reconocerlo, buscar las causas que lo originaron y definir acciones que a partir de él permitan aprender, no repetir, estabilizar y buscar la mejora. Es vital saber descansar, alimentarse, hidratarse de manera balanceada y adecuada, así como realizar actividad física. Lo anterior permite a la persona tener un desarrollo integral que lo relaciona de mejor forma con su entorno.
Adicionalmente los mercados cambian y en consecuencia lo que demandan, con tiempos de respuesta más cortos, con menor tolerancia al error y a fallas o incumplimientos, como respuesta a esto la competencia es cada día mayor y aparecen nuevos jugadores a los cuales hay que tomar en consideración.
La forma en la que se puede afrontar esta serie de condiciones es establecer procesos de mejora continua como elemento de superación, de diferenciación y de posicionamiento en los mercados, buscando y capitalizando el enfoque al cliente, su satisfacción plena y buenas relaciones con él, la efectividad empezando por la personal, después la interpersonal, pasando por la departamental y logrando la organizacional.
¿Cómo entender la mejora continua?
Contempla la filosofía y la metodología de gestión sistémica en el tiempo que busca y logra cambios pequeños, graduales e incrementales en actitudes, conocimientos, conductas, procesos, productos y servicios por mencionar algunos, con un enfoque de optimización efectivo que crea valor y reduce el desperdicio (todo aquello que no aporta valor).
Tiene un enfoque de ciclo infinito de aprendizaje y adaptación, no uno puntual y preciso por lo que:
Cuestiona la condición actual – la capacidad de mejorar está latente.
Propicia la creación de valor a lo largo de procesos e interacciones.
Minimiza el desperdicio – lo que no crea valor.
Integra y cohesiona – toda persona tiene la capacidad para aportar.
Fundamenta en hechos y hallazgos – elimina la subjetividad.
El reto es una constante – siempre hay opciones de mejora.
El cuello de botella – se identifica, se gestiona, se elimina y se documenta.
Propicia retos y pequeños avances constantes.
Simplifica la toma de decisiones – forma y tiempo.
Mejora los niveles de compromiso y responsabilidad en las personas.
Mantiene y mejora los buenos resultados.
Las fallas y los errores son fuente de aprendizaje.
Disciplina a las personas.
Documenta para sustentar.
Beneficios de la mejora continua:
Propicia la diferenciación y posicionamiento en el mercado.
Genera cultura de agilidad, flexibilidad y adaptabilidad.
Optimiza la gestión de recursos.
Reduce aspectos desfavorables en las personas y organizaciones.
Estabiliza y formaliza procesos.
Mejora compromiso y reto de las personas.
Minimiza desperdicios.
Reenfoca favorablemente intenciones y acciones.
Consolida la experiencia favorable y la capitaliza.
Desde un punto de vista organizacional da lugar a la cultura de desarrollo, genera condiciones para ver el cambio como zona de aprendizaje en lugar de zona de miedo. La objetividad por el proceso permite “ver las cosas como son” eliminando los juicios de valor e incrementando el análisis objetivo que busca mejorar y desarrollar. El diálogo se lleva a cabo con el fin de intercambiar puntos de vista que complementen y mejoren situaciones, condiciones, ideas, procesos, productos, es decir, toda actividad.
La Mejora Continua tiene un abanico de opciones que permiten enfocarse en ella y lograr los resultados deseados; cada una de estas opciones tiene sus pros y sus contras; no hay receta ni enfoque perfecto, lo importante es tener claridad de lo que se persigue y una vez definida, buscar la opción que mejor se identifique con la cultura de la organización, sus circunstancias y lo que se persigue, lo que los mercados requieren en tiempo y forma. Lo importante es partir de la realidad de la organización y buscar la opción que mejor se adapte a las necesidades y condiciones particulares.
Algunos enfoques de mejora continua:
Ciclo PDCA
Plan – Do – Check -Act (Planea, Actúa, Valida, Corrige) enfoque de disciplina desde la planeación hasta la consecución, validando resultados para la toma de acciones posteriores. Propicia el enfoque de ciclo virtuoso con metodología que sustenta avances, logros y fallas para definir acciones posteriores.
Kaizen
Involucra a las personas, busca permanentemente pequeños cambios favorables incrementales en cualquier actividad, propicia un cambio de cultura en el tiempo fomentando el hábito de la mejora. El enfoque es de “uno en uno”.
Lean Manufacturing
Identifica desperdicios mapeando flujos de creación de valor, optimiza procesos en donde se detectan condiciones críticas, elimina el desperdicio y optimiza tiempos.
Six sigma
Desarrolla a las personas en diferentes niveles de “expertise” se apoya en métodos estadísticos enfocado en situaciones complejas con alta variabilidad buscando niveles controlados estadísticamente. Define, mide, analiza, mejora, controla.
Teoría de restricciones Theory of constraints (TOC)
Análisis de cuello de botella y gestión para identificar la restricción y actuar en consecuencia para optimizar flujos.
5 “s” Seiri, Seiton, Seiso, Seiketsu, Shitsuke
Clasifica, ordena, limpia, estandariza, mantiene. Aplica principalmente en condiciones físicas, propiciando entornos laborales favorables, da lugar a la estabilidad, antecede a la mejora “per se”.
Consideraciones:
Si el problema es cultural y de pequeños errores diarios: Enfoque en Kaizen y 5S.
Si el problema son defectos o alta variabilidad: Enfoque en Six Sigma.
Si el problema es que la producción o el servicio es muy lento: Enfoque en Lean o ToC.
Si se busca una estructura general para gestionar cualquier proyecto: PDCA es la base.
La evaluación y la medición
Lo que no se evalúa o se mide: no se gestiona, no se mejora, no se demuestra. La evaluación – medición definida, clara, objetiva y disciplinada elimina la subjetividad en interacciones y procesos y permite tener un punto de partida sólido hacia cualquier acción que se decida llevar a cabo orientada a la mejora.
La evaluación – medición representa la realidad no la intencionalidad, sirve para el análisis y toma de decisiones no para premiar/castigar. El número es consecuencia del trabajo, no se trabaja para el número.
KBI y KPI
Key Behavior Indicator y Key Performance Indicator. Los indicadores del comportamiento (evaluación) y del desempeño (medición) van de la mano, lo ideal es que ambos se encuentren en los niveles predefinidos para cada acción; el desbalance en ellos afecta procesos, conductas y resultados.
Estandarización:
Cuando una mejora ha mostrado su efectividad, el nuevo proceso se documenta y se convierte en el nuevo estándar de trabajo que al ser respetado a cabalidad se mantendrá y se estabilizará para dar lugar a uno nuevo mejorado. En caso de que no se mantenga estable lo que permite es que se regrese al “estado anterior inmediato” conservando todas las mejoras que hasta ese momento se han consolidado.
Ejemplo
El ejemplo educa de ahí que los niveles directivos y gerenciales son los promotores iniciales de la Mejora Continua. Los recursos deben ser claramente definidos y asignados marcando la prioridad que merece. La proactividad y el reconocimiento deben ser fomentados y mencionados, influyen favorablemente en la cultura del aprendizaje, la innovación y el desarrollo.
¡Es mejor estar preparado sin tener que actuar, que actuar sin estar preparado!
Busca con anticipación en lugar de reaccionar para sobrevivir, con este enfoque las variables serán aliadas y no amenazas.
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