Introducción
Imaginemos que estamos en un río donde el agua no fluye, haciendo que el agua se estanque. De la misma manera podemos crear una metáfora con las tareas y toma de decisiones que vamos dejando como pendientes. La procrastinación actúa como una fuerza invisible que disminuye el flujo de la corriente, haciendo que el “charco“ sea más grande. Es decir, cuanto más tiempo dejamos que se encharque, más difícil será mover el agua. Las decisiones que aplazamos o postergamos pueden generar consecuencias no favorables que implican redoblar esfuerzos para lograr el cumplimiento de los compromisos no atendidos, similar a los esfuerzos que mencionamos en la metáfora del charco.
Te invitamos a profundizar en el tema para conocer estrategias de acción que permitan retomar el control de las acciones con el río encharcado de la metáfora.
¿Qué es la procrastinación?
Es el acto de retrasar o posponer tareas o decisiones importantes de manera voluntaria aún cuando tenemos la plena conciencia de las consecuencias negativas que esto traerá, es decir, entre más tiempo pase se corre el riesgo de acumular una serie de tareas y responsabilidades que pueden ser agobiantes y difíciles de gestionar, afectando la productividad, las emociones y en consecuencia el cumplimiento. La procrastinación implica dejar para mañana lo que se puede hacer hoy.
Algunas consideraciones adicionales de la procrastinación es asignar tiempo en actividades no esenciales, sentirse ocupado, sentir estrés por la tarea, tener una presión de plazo límite para empezar a trabajar en la tarea pendiente así como un sentimiento de culpa por no actuar.
Causas comunes de la procrastinación
La procrastinación puede tener múltiples orígenes y es importante mencionar que no es lo mismo que la pereza, ya que esta última la podemos definir como una situación negligente, tediosa y de descuido hacia aquellas cosas que se deben hacer. Se puede asociar con la apatía o desgano pudiendo ser consciente o inconsciente. Algunas condiciones que dan lugar a la procrastinación pueden ser:
Miedo al fracaso: Las tareas son pospuestas por miedo a no cumplir con las expectativas, a ser juzgados negativamente o a cometer errores.
Miedo al éxito: A las posibles consecuencias positivas del éxito (mayor responsabilidad, expectativas altas, cambios en la vida, etc.).
No tener sentimientos negativos: Las tareas se asocian, en ocasiones, con situaciones desagradables como es el estrés, la ansiedad, el aburrimiento o la frustración haciendo que la procrastinación se convierta en una forma de evitarlas temporalmente.
Búsqueda de emoción: La persona pospone las tareas hasta el último minuto debido a que siente que trabaja mejor bajo presión o disfruta de la adrenalina de la fecha límite para cumplir.
Falta de claridad: No saber cómo empezar una tarea, desconocer los pasos a seguir puede llevar a la no acción.
Grado de dificultad de la tarea: Al no descomponerla en partes el impacto negativo de toda la idea puede dar lugar a la procrastinación.
Perfeccionismo: Es el deseo de que todo sea perfecto desde el principio paralizando el inicio de la tarea; “el enemigo de lo bueno es lo mejor”.
Impulsividad: La dificultad para resistir las distracciones inmediatas dando lugar a actividades más placenteras en lugar de los compromisos adquiridos.
Falta de autocontrol: Una baja capacidad para regular el propio comportamiento y mantener el enfoque en las metas a largo plazo contribuye a la postergación.
Sentimiento de agobio: Cuando una persona se siente abrumada por una gran cantidad de tareas o responsabilidades, puede recurrir a la procrastinación como una forma de afrontamiento, aunque resulte contraproducente.
Las condiciones de la procrastinación no siempre son excluyentes, una persona puede experimentar una combinación de ellas, potenciándolas y en consecuencia “nublando” la perspectiva de la persona.
La procrastinación como todo en la vida, tiene consecuencias, entre las que podríamos mencionar:
Estrés y sentimiento de culpa.
Inefectividad.
Dejar pasar “oportunidades”.
Baja de rendimiento.
Relaciones interpersonales bajo presión.
Confusión.
Decisiones no acertadas.
Consecuencias desfavorables.
Falta de credibilidad.
Ansiedad.
La procrastinación es una condición en donde la persona demora o retrasa cualquier tipo de compromiso o tarea; pudiera ser que todo mundo procrastina de cierta forma más no podemos decir que se debe a las mismas razones o condiciones. A continuación mencionamos algunos prototipos de procrastinación con el fin de identificar las razones y buscar alternativas de solución.
El perfeccionista:
Razón: Tiene miedo a cometer errores, posponiendo tareas hasta sentir que las puede realizar de forma perfecta; piensa en cada detalle antes de actuar, revisa y corrige constantemente antes de actuar buscando con esto evitar la entrega de proyectos por temor a la crítica; no delega con facilidad ya que considera que ninguna persona lo hará tan bien como él.
Lo anterior da lugar a retrasos innecesarios, propiciando proyectos que se eternizan en la entrega por la búsqueda de la perfección. Se genera distrés por autoexigencia, agotamiento mental por sobreanalizar cada decisión y bloqueo creativo por preferir lo mejor antes que lo bueno.
Acciones a fortalecer: Establecer estándares realistas y recordar que “el enemigo de lo bueno es lo mejor”, definiendo desde el inicio qué nivel de resultado, dentro de parámetros es aceptable. Definir con claridad los límites de tiempo para evitar los bucles de perfeccionismo que lejos de crear valor, lo destruyen.
El soñador:
Razón: Es una persona que tiene tantas ideas que le cuesta trabajo ponerlas en acción; se distrae con nuevos proyectos – conceptos sin capitalizar lo ya iniciado, es decir, inicia con entusiasmo pero los abandona cuando existen obstáculos o cuando genera una idea de mayor atracción para él. Lo mueve el éxito y generalmente le resta importancia a los procesos. Los planes requieren de mayor tiempo y concentración y la ejecución generalmente se pasa por alto. Los proyectos no se finalizan y no se tiene evidencia tangible de las causas que lo impidieron, lo que lleva a la frustración al no ver capitalizadas sus ideas y en consecuencia la falta de credibilidad por incumplimientos.
Acciones a fortalecer: Con el fin de aterrizar acciones y compromisos es recomendable establecer metas AMARE (Ambiciosa, Medible, Acción provocada, Realista y Específica) en donde las acciones deben tener un seguimiento y documentación formal con el fin de minimizar distracciones y actividades que impidan concretar los compromisos establecidos. La relevancia es tener enfoque en el progreso y no en la perfección, celebrando cumplimientos y avances.
El Desorganizado:
Razón: Es la persona que tiene tantas ideas que no tiene claridad para priorizarlas y en consecuencia reacciona buscando información, reorganizando su agenda o realizando tareas que no merecen ser atendidas. Pasa por alto fechas límite de cumplimiento hasta que se presentan condiciones de exigencia dando lugar al distrés lo que incrementa desafortunadamente la falta de enfoque. Su espacio de trabajo es desordenado, lo que refleja su mente dispersa.
La actividad diaria refleja caos operativo e incremento en distractores por la acumulación de tareas pendientes, errores por falta de revisión o exceso de presión lo que refleja ineficiencia por trabajar más horas de lo que la actividad inicial requiere.
Acciones a fortalecer: Crear conciencia de la realidad que se vive al ser desorganizado y una vez hecha ésta, buscar recursos para la gestión del tiempo como por ejemplo el método Eisenhower (identificar, clasificar y priorizar tareas), otra opción, regla de los 2 minutos: si algo toma menos de 2 minutos, hacerlo de inmediato. Definir y respetar bloques de tiempo: asignar horarios fijos para cada tipo de tarea. Identificar qué apps de productividad pueden ser efectivas, tomándolas como recurso en vez de trabajar para ellas.
El Evasivo:
Razón: Posterga tareas por miedo al fracaso, al juicio o evaluación de terceros y en ocasiones al éxito; prefiere actividades irrelevantes con el fin de sentirse ocupado, evitando cumplir responsabilidades con excusas como “no es el momento adecuado” o “no estoy inspirado”, o “estoy ocupado” distrayendo su mente con actividades que lo alejan de sus compromisos, lo que afecta su autoestima laboral y pérdida de oportunidades por no atender y resolver en tiempo y forma, dando lugar a una imagen de falta de responsabilidad y en ocasiones estancamiento profesional.
Acciones a fortalecer: Mejorar los niveles de conciencia personal y enfrentar las acciones distractivas definiendo tramos de control, objetivos alcanzables que permitan incrementar logros y en consecuencia seguridad. Tener claridad sobre procesos y resultados por pequeños que sean. El resultado final que alcanza mezclando enfoque y acción con medición por etapas.
El Impulsivo:
Razón: Tiene a su alcance múltiples estímulos de reacción inmediata y en consecuencia cambia prioridades constantemente, le cuesta trabajo enfocarse en una tarea debido a que busca resultados basado en la inmediatez. Se distrae fácilmente posponiendo lo importante por lo que le da satisfacción al instante, dejando de lado, acciones de enfoque y análisis lo que influye en los tiempos de realización y entrega dando lugar a una acumulación innecesaria de pendientes a ser atendidos.
Acciones a fortalecer: Practicar técnicas de gestión como el Pomodoro (25 minutos de enfoque y acción por 5 de descanso). Reducir los tiempos de distractores digitales (ejemplo modo avión, bloqueadores de redes) y otros tipos como los mencionados preguntándose: ¿es válida la distracción?
El aburrido:
Razón: Al no encontrar sentido en lo que hace busca opciones que sean más placenteras. El hedonismo, considera el placer como la prioridad de vida, por lo que, se minimiza todo aquello desfavorable dando lugar a lo placentero sin tener objetividad para hacerlo.
Acciones a fortalecer: Identificar el impacto de las acciones buscando reducir el sentido de gozo, de inmediatez y de urgencia sin fundamento, teniendo en mente la trascendencia del acto y sus repercusiones.
Consejos para evitar procrastinar
Para evitar situaciones que sabotean la productividad, el estado afectivo de la persona y dar lugar al estrés podemos pensar en:
Definir metas claras y alcanzables:
Qué hacer, con qué recursos, en cuánto tiempo, definir si se requieren apoyos adicionales y medición de avances, entre otras.
Planear: Organizar y priorizar…
Es tener una lista de tareas actualizada con el fin de tener una visión clara de lo que se necesita hacer y evitar la sensación de no saber por dónde empezar.
Diferenciar lo urgente de lo importante: Distinguir las tareas urgentes de las importantes estableciendo prioridad con base en los recursos críticos.
Definir tiempos: Con base en la realidad y las circunstancias asignar tiempos con tolerancias para cada una de las tareas a realizar.
Manejar el entorno: Minimizar las distracciones
Conocer las fuentes de distracción (celular, whatsapp, redes sociales, notificaciones, ruido, interrupciones, interacciones personales, etc.). Asignar tiempos para cada condición y tener holgura para situaciones fuera de control; tan malo es atender “lo que se presente” como no atenderlo.
Cambiar la mentalidad: Desafiar los pensamientos procrastinadores
Identificar las excusas con el fin de trabajar en ellas y evitarlas.
Mentalidad de crecimiento: Pensar en el desarrollo y en el progreso como oportunidad de cumplimiento y de aprendizaje.
Monitorear el progreso: Ajuste en caso de ser necesario
Validar el cumplimiento de los compromisos en tiempo y forma a lo largo del proceso. Si hay desviaciones identificar la causa y tener un enfoque de mejora continua.
Ser flexible permite la adaptabilidad necesaria para buscar alternativas que eviten la procrastinación.
La procrastinación en el entorno laboral
La procrastinación afecta desfavorablemente tanto a la persona como a su desempeño y en consecuencia a los resultados organizacionales.
A nivel personal:
Disminución de la productividad: Incremento del tiempo dedicado a las tareas, dando como resultado un rendimiento menor.
Mayor nivel de estrés y ansiedad: Genera preocupación y presión innecesarias, especialmente cuando se acerca la fecha de entrega.
Menor calidad del trabajo: La presión para cumplir con los plazos establecidos puede generar errores, dando lugar a resultados insatisfactorios y probablemente a un retrabajo.
Sentimiento de culpa y vergüenza: La conciencia, en caso de existir, puede generar sentimientos desfavorables que influyen en la autoestima y en el bienestar.
La procrastinación para las organizaciones representa:
Reducción de la productividad: Es consecuencia de la inefectividad personal de quien procrastina.
Pérdidas de recursos: Los retrasos pueden generar pérdidas económicas, de tiempo, de cumplimiento y en consecuencia daño a la reputación de la empresa.
Deterioro del clima organizacional: En algunas personas puede generar resentimientos y/o frustraciones en la interacción humana y en consecuencia en la organización.
Pérdida de competitividad: Las demoras, los incumplimientos y los errores ponen en en riesgo la confiabilidad de la organización y en consecuencia existe la posiblidad de pérdida de clientes y oportunidades de negocio.
Algunas estrategias que se recomiendan para reducir la procrastinación en las organizaciones son:
Promover una cultura de responsabilidad y compromiso: Negociar acuerdos con claridad relacionados con plazos y contemplar las consecuencias de no cumplirlos.
Proporcionar recursos y apoyo: Ofrecer a las personas las condiciones en general que faciliten el cumplimiento de compromisos.
Mejorar la comunicación: Propiciar una comunicación clara y efectiva que permita a las personas identificar el nivel de avance y cumplimiento y de ser necesario documentar acciones complementarias con el fin de lograr lo acordado.
Atender la problemática: Identificar y resolver las causas que dan lugar a la procrastinación en la organización.
Cuando se llevan a cabo estas iniciativas a nivel organización se puede reducir la incidencia hacia la procrastinación y en consecuencia mejorar la productividad creando un entorno de trabajo más efectivo y favorable.
Cuando notes o percibas que alguien de tu equipo procrastina acércate a él para acompañarlo, preguntándole y escuchándole para buscar alternativas de solución.
Conclusión
La procrastinación, tanto a nivel personal como organizacional, es un fenómeno complejo que conlleva consecuencias de trascendencia. En el ámbito personal, la tendencia a postergar tareas importantes puede generar un ciclo vicioso de estrés, ansiedad, sentimientos de culpa y disminución de la productividad. A largo plazo, puede obstaculizar el logro de metas personales, afectar la autoestima y deteriorar el bienestar personal. Comprender las causas, que van desde el miedo al fracaso y la falta de motivación, hasta la dificultad en la gestión del tiempo es de vital importancia para desarrollar e implementar acciones efectivas.
A nivel organizacional, la procrastinación se manifiesta en la demora de proyectos, la postergación de decisiones y la ineficiencia en la ejecución de tareas; esto puede representar insatisfacción ante los ojos del cliente, pérdidas económicas, retrasos en la entrega de productos o servicios y deterioro de la motivación del equipo de trabajo. Para minimizar la procrastinación a nivel organizacional, es importante tener personas competentes, fomentar una cultura de responsabilidad y cumplimiento de compromisos, definir y cumplir procesos claros y alineados, promover la comunicación abierta y la cooperación así como proporcionar los recursos y la capacitación necesarias para una gestión efectiva de los compromisos.
Superar la procrastinación, ya sea a nivel individual o colectivo, requiere un enfoque consciente y proactivo que implica reconocer el problema, comprender sus raíces y adoptar acciones personalizadas y organizacionales para reducir sus efectos negativos y fomentar una cultura de acción y logro.
Después de leer este artículo ¿Qué otras aportaciones podrías hacer con el fin de reducir la procrastinación?